Hoạch định nhu cầu viên chức

Sưu tầm:  cách viết đơn xin việc theo mẫu có sẵn
Hoạch định nhu cầu   viên chức
Định nghĩa:
Hoạch định nhân lực là quá trình dự báo nhu cầu về nguồn nhân lực của một doanh nghiệp để tiến hành các bước tiếp theo nhằm đáp ứng nhu cầu đó. Hoạch định nguồn nhân lực là một tiến trình bảo đảm cho đơn vị có đủ số người với những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công tác nhằm đạt được mục tiêu của công ty
Như vậy đồ mưu hoạch nhân lực kéo theo việc dự báo các nhu cầu của đơn vị trong ngày mai về nhân lực và cung cấp nhân công để bảo đảm rằng công ty sẽ có đủ cán bộ cần thiết vào các thời khắc cấp thiết để tạo tiện lợi cho đạt mục đích của tổ chức .
Hoạch định nhu cầu nhân công một cách cụ thể bao gồm:
-Xác định cần bao lăm người với trình độ lành nghề thích ứng để thực hiện các nhiệm vụ hay mục đích của đơn vị.
-Xác định lực lượng lao động sẽ làm việc cho tổ chức.
-Chọn lọc các giải pháp để cân đối cung và cầu nhân lực của tổ chức tại thời điểm phù hợp trong mai sau.
Mục đích của hoạch định nguồn nhân công:
·Tối đa hóa việc sử dụng nguồn nhân công và bảo đảm sự phát triển liên tiếp của nó.
·Đảm bảo có khả năng cấp thiết để thực hành các mục đích của công ty
·Kết hợp các hoạt động về nguồn nhân lực với các mục đích của doanh nghiệp
·Tăng năng suất của đơn vị.
Rõ ràng, hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức xác định rõ khoảng cách giữa hiện tại và định hướng ngày mai về nhu cầu nhân công của tổ chức; chủ động thấy trước được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân công. Song song, hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức thấy rõ hơn những hạn chế và cơ hội của nguồn tài sản nhân công mà cơ quan hiện có. Điều này có ý nghĩa quan yếu trong hoạch định các chiến lược kinh doanh. Nói khác đi, hoạch định NNL chẳng thể thực hiện một cách tách biệt mà phải được kết nối một cách chặt chẽ với chiến lược của cơ quan.
Hoạch định nhân lực thúc đẩy đến các hoạt động khác của   quản lý nguồn nhân lực   được biểu lộ sau đây:
1.Các thông báo phân tách công tác chỉ ra những nhiệm vụ và những kỹ năng cần thiết nhằm thực hành các công tác khác nhau. Đơn vị cần tiến hành lập mưu hoạch nhân lực để dảm bảo rằng có đủ nhân công với kỹ năng cấp thiết để thực hành tốt các nhiệm vụ. Như vậy lập kế hoạch nhân lực ảnh hưởng chặt chẽ với phân tích công việc.
2.Khi việc đồ mưu hoạch nhân công chỉ ra rằng loại nhân công mà doanh nghiệp đang cần không có sẵn , doanh nghiệp có thể quyết định tiến hành thiết kế lại công việc để đổi thay nhiệm vụ đề ra và đổi thay các kỹ năng cho ăn nhập với loại nhân công mà doanh nghiệp đang có sẵn .
3.Các nguyên tố có hại cho sức khỏe và an toàn cần lao trong công việc có thể đưa đến hiện tượng bỏ việc , tức là tác động tới nhu cầu nhân công trong mai sau cho loại công việc này, thành thử cần phải loại bỏ các nhân tố có hại .
4.Lập kế hoạch về nhân lực chỉ ra những công việc đang có nhu cầu nhân lực trong một thời điểm xác định do đó việc tuyển người phải sao cho bảo đảm đúng yêu cầu về thời gian.
5.Lập kế hoạch nhân lực chỉ ra số lượng người cần chọn trong tổng số người tham dự tuyển chọn.
6.Khi kế hoạch nhân lực chỉ ra những loại nhân lực mà công ty không có sẵn, công ty có thể phải quyết định tiến hành   huấn luyện   và đề bạt để phát triển dự trữ nhân lực cần trong mai sau. Như vậy đồ mưu nhân công gắn chặt với quá trình huấn luyện, phát triển nguồn nhân công.
7.Khi kế hoạch nhân công cho thấy loại nhân lực cần thiết không có sẵn, công ty thường có khuynh hướng đưa ra một thù lao lớn hơn để thu hút nhân lực có những kỹ năng mà ta trông đợi từ thị trường nhân lực trong nước hay quốc tế.
8.Thành công của các hoạt động về kế hoạch nhân lực có thể giám sát duyệt quá trình kiểm tra hiệu quả. Tức thị qua quá trình đánh giá hiệu quả có thể khẳng định được kế hoạch nhân lực có đem lại thành công hay không.
2/ Các nhân tố ảnh hưởng đến nhu cầu nhân công:
Có nhiều nhân tố có thể tác động đến nhu cầu nhân lực của tổ chức. Ta có thể chia làm các nhóm nguyên tố sau đây:
A)Nhóm các nguyên tố thuộc về môi trường bên ngoài :
+ Các bước ngoặt của nền kinh tế có thể ảnh hưởng tới nhu cầu về nhân công.
-Trong giai đoạn nền kinh tế phát triển, nhu cầu nhân lực có thể tăng lên.
- Trong giai đoạn nền kinh tế suy thoái, nhu cầu nhân công có thể giảm.
+ Những đổi thay về chính trị hay luật pháp cũng có thể liên quan tới nhu cầu nhân công mai sau của một công ty.
Những thay đổi về chính trị hay pháp luật có thể tương tác một cách trực tiếp và mạnh mẽ đến tình hình hoạt động kinh doanh của tổ chức và như vậy kiên cố sẽ tương tác đến nhu cầu nhân công ngày nay và mai sau của đơn vị.
+ Các đổi thay về kỹ thuật sẽ thúc đẩy mạnh mẽ tới nhu cầu ngày mai của một cơ quan về nhân lực.
Khi công nghệ được cải tiến, bản tính của công tác trở nên phức tạp hơn, bởi vậy nhu cầu của công ty đối với loại công nhân có kỹ năng đặc biệt sẽ tăng lên. Bên cạnh đó công ty thường phải tranh đấu với sự thiếu hụt loại nhân lực kỹ thuật cao này do sự chậm chạp trong đào tạo nhân viên quen với kỹ thuật mới. Bởi sự đào tạo thường diễn ra sau và chậm hơn so với sự đổi mới về kỹ thuật và công nghệ.
+ Sức ép của cạnh tranh toàn cầu sẽ liên quan tới nhu cầu ngày mai của tổ chức về nhân công .
Giảm quy mô và thiết kế lại công tác là những biện pháp thường ngày được sử dụng để giảm giá thành sản phẩm. Những biện pháp này sẽ tác động đến nhu cầu nhân lực của cơ quan.
B) Các nhân tố thuộc về môi trường bên trong của công ty:
+ Các mục đích kinh doanh chiến lược của tổ chức:
Các mục đích ngắn hạn, dài hạn trong sinh sản kinh doanh, các vấn đề về ngân sách của cơ quan sẽ liên quan tới nhu cầu tương lai của doanh nghiệp về nhân công. Điều này cho thấy sự tăng lên của mục đích theo dự đoán sẽ làm tăng nhu cầu nhân lực, trong khi sự suy giảm mục tiêu kinh doanh sẽ làm giảm nhu cầu nhân công.
+ Giảm quy mô và thiết kế lại công việc để ứng phó với áp lực cạnh tranh sẽ làm giảm nhu cầu nhân lực
+ Ap dụmg kỹ thuật mới, công nghệ mới là khuynh hướng tất yếu của sự phát triển và điều này đưa đến những thay đổi trong cơ cấu cần lao và số lượng cần lao .
Những nhu cầu nhân công chất lượng cao sẽ tăng lên và tổng số lao động có thể sẽ giảm đi. Nhân tố kỹ thuật và công nghệ vừa mang tính bên ngoài lẫn bên trong của cơ quan.
+ Nhu cầu mai sau của cơ quan về nhân công sẽ thay đổi khi sản phẩm và dịch vụ hướng về chu kỳ tồn tại của sản phẩm.
Ví dụ sản phẩm trong chu kỳ phát triển hay bão hòa nhu cầu nhân lực sẽ tăng lên , ngược lại khi sản phẩm trong thời đoạn suy thoái nhu cầu về nhân lực sẽ suy giảm .
+ Sự độc lập hay hiệp tác với các doanh nghiệp khác cũng có thể đổi thay nhu cầu nhân công.
+ Sự thay đổi về lực lượng cần lao của đơn vị:
- Sự thay đổi cần lao như nghỉ hưu, từ chức, kết thúc hợp đồng, bỏ việc, thuyên chuyển … là những đổi thay sẽ tác động tới nhu cầu mai sau về nhân công của tổ chức
- Những thay đổi về chất lượng lao động như tính năng động, tinh thần nghĩa vụ, trình độ thành thạo về kỹ thuật …
- Các yếu tố khác rất khó dự báo như: sự vắng mặt, chết … đây là các yếu tố mà các nhà quản trị rất khó tiên liệu trước.
Nói chung các nhân tố thúc đẩy đến nhu cầu nhân công của tổ chức tương tác đến:
-  Khả năng mở rộng sản xuất kinh doanh hay dịch vụ của đơn vị.
-  Khả năng phát triển thị trường mới- mở ra những cơ sở mới.
-  Việc tăng cường chất lượng sản phẩm hay chất lượng dịch vụ.
-  Sự thay đổi và vận dụng công nghệ kỹ thuật mới.
-  Thiết kế lại công việc và đơn vị lại bộ máy. - Khả năng tài chính của công ty.
-  Sự đổi thay về chất lượng và tư cách của viên chức. - Tỉ lệ thuyên chuyển và thay thế dự kiến.
3/ Các cách thức dự báo nhu cầu nhân công:
Dự báo nhu cầu ngày mai về nhân lực của một công ty là sự bộc lộ rõ ràng những thay đổi của các yếu tố tương tác tới nhu cầu nhân lực dưới hình thức các nhu cầu được dự báo trước. Dự báo nhu cầu trước mắt, trong mai sau gần, và trong ngày mai xa.
Đương nhiên các dự báo dài hạn sẽ khó khăn hơn do khó dự báo các nhân tố tác động và mức độ liên quan của nó. Thành ra các dự báo dài hạn thì các mục đích thường chung chung hơn. Các dự báo ngắn hạn thì các mục đích cần phải cụ thể hơn. Việc xác định kế hoạch mục đích dài hạn cần phải được cụ thể hóa bằng các kế hoạch ngắn hạn.
A) phương pháp dự báo ngắn hạn: bao gồm việc phác họa hiện trạng nhân công của đơn vị và phương pháp phân tích truyền thống.
+ Phác họa hiện trạng nhân công của tổ chức: Phải giảsử rằng nguồn và thành phần nhân công hiện tại của cơ quan là hoàn hảo cho nhu cầu mai sau gần. Nhu cầu duy nhất là thay thế những người đi khỏi tổ chức hoặc di chuyển ngay trong tổ chức. Thí dụ: những người sẽ về hưu, đi học , chuyển sang bộ phận khác …
+ Cách thức phân tách truyền thống: bao gồm các cách thức sau
- Cách thức phân tích xu hướng: Đây là phương pháp mang tính định hướng. Nó dựa vào xu hướng phát triển trong ngày mai. Cách thức này người ta lập một danh mục bộc lộ tình hình kinh doanh ngày nay, sau đó người ta tiên đoán những đổi thay về nhu cầu nhân công dựa trên những đổi thay được dự đoán trước trong kinh doanh.
Phương pháp này được sử dụng trong một môi trường kinh doanh tương đối ổn định.
Hạn chế của cách thức này là ít chuẩn xác. Vì nó chỉ dựa vào yếu tố thời kì và thiên hướng phát triển chung cũng như phải giả định mối quan hệ cũ có thể áp dụng được cho mai sau.
- Cách thức phân tách hệ số: bản tính phương pháp này là xác định nhu cầu nhân sự dựa vào khối lượng, quy mô sinh sản – kinh doanh , dịch vụ và năng suất của một viên chức.
Cách thức này cũng có hạn chế: ít chuẩn xác vì nó tùy thuộc rất lớn vào dự báo khối lượng sinh sản – kinh doanh và được xây dựng trong giả thiết năng suất của một nhân viên không đổi thay trong mai sau.
- Dự báo doanh nghiệp: Các quản trị gia cấp thấp phân tách tình hình của đơn vị mình sau đó dự báo nhu cầu nhân công cho phòng ban mình . Dự báo tổ chức sau đó được tập kết lại để xác định dự báo toàn thể về nhân lực của cơ quan. Dự báo doanh nghiệp là kỹ thuật dự báo ngược vì công việc dự báo được làm từ cấp thấp sau đó được các cấp quản trị bên trên tụ hợp lại.
- Kỹ thuật Delphi: (Còn gọi là cách thức chuyên gia): phương pháp này người ta sử dụng các nhà quản trị cấp trên và các chuyên gia trong lĩnh vực dự báo này để đàm đạo lặp đi lặp lại cho đến khi đạt được sự hợp nhất. Kỹ thuật Delphi là kỹ thuật dự báo "từ trên xuống” vì việc dự báo được thực hành từ cấp lãnh đạo rồi lệnh xuống cấp dưới.
Phương pháp này đóng vai trò quan trọng trong dự báo nhu cầu nhân công. Vì rằng tất cả các cách thức trên cho dù có ứng dụng khoa học – kỹ thuật cao đến đâu chăng nữa thì vẫn chẳng thể lường hết những biến đổi trong mai sau, bởi vậy bằng óc suy đoán của mình các nhà quản trị phân tách liên quan của yếu tố môi trường đến hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức và họ sẽ quyết định nhu cầu nhân công.
B)Các cách thức dự báo dài hạn và trung hạn: bao gồm phân tích toàn cảnh và dựa vào máy tính.
+ Phân tách toàn cảnh: là việc phân tích những tình cảnh khác nhau cho phép các nhà lập mưu hoạch kiểm tra nhiều nhân tố tác động liên quan lẫn nhau (ví dụ như các bước ngoặt kinh tế, sự xuất hiện các nhà cạnh tranh mới trên thị trường, những đổi thay về công nghệ … ). Những tác động của sự đổi thay đó được gắn với những mục tiêu mà cơ quan theo đuổi trong tương lai sẽ được các nhà hoạch định cân nhắc để quyết định. Việc dự báo các nhu cầu nhân công mai sau của doanh nghiệp có thể thực hành cho mỗi cảnh ngộ khác nhau. Trong thời khắc cụ thể các nhà hoạch định cũng cần phải đưa ra các dự báo ngắn hạn cụ thể. Tức là các hoạch định dài hạn cũng cần phải được cụ thể hóa bằng các kế hoạch ngắn hạn. Dự báo dài hạn vững chắc có độ chênh lớn hơn so với các dự báo ngắn hạn. Dù sao, lợi thế của phân tích toàn cảnh là ở chỗ phương pháp đó có khả năng cung cấp một cách nhanh chóng những kế hoạch thích hợp nếu phương án đã được chọn không thể đưa vào thực tiễn.
+ Mô phỏng bằng máy tính: là một trong những phương pháp đương đại để dự báo nhân lực tương lai của công ty . Mô phỏng bằng máy tính làsự biểu lộ bằng toán học quá trình và chính sách chính của công ty cũng như những diễn biến nhân công trong tổ chức. Sự mô phỏng bằng máy tính chóng vánh giúp ta đưa ra các kế hoạch nhân lực trong một môi trường biến đổi. Bằng sự thay đổi các tham số trong chương trình máy tính có thể dễ dàng tính đến những thay đổi trong các quyết định của doanh nghiệp. Vấn đề ở chỗ ở những thời khắc nào đó các nhà QL phải quyết định chọn lựa các yếu tố hay điều kiện nào được coi là dễ xảy ra nhất để thực hành được những dự báo ngắn hạn và cụ thể hơn về nhân lực .
TIẾN TRÌNH lập kế HOẠNH
Khi dự báo nhu cầu nhân công các nhà hoạch định phải xác định các phương hướng chiến lược và khả năng thực hành các mục đích chiến lược ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của tổ chức. Hoạch định chiến lược nguồn nhân lực là quá trình kết liên những nỗ lực của kế hoạch nhân công với định hướng chiến lược của đơn vị.
Xác định các phương hướng chiến lược:
·Các mục tiêu phát triển
·Mức thu nhập và lợi tức dự báo
·Quy mô mong muốn của cơ quan
·Mục đích xác nhận của cơ quan
·Mục đích về chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Thực hành các mục tiêu chiến lược :
·Cần phải thỏa mãn các mục đích nào?
·Các chức năng hiện tại sẽ phát triển như thế nào?
·Sẽ cần các loại năng lực gì?
·Cần bao lăm người để thực hiện công việc?
·Vào lúc nào và mất bao lăm thời gian?
·Công tác là bán thời gian hay toàn phần?
·Trong số nhân sự hiện giờ, có những nhân viên nào có khả năng thực hành được công việc này?
·Với sự bồi dưỡng đào tạo liệu viên chức có khả năng thực hành được công tác này không?
Dự báo về chừng độ khả dụng của nguồn nhân công :
·Phân tích mức độ khả dụng của số viên chức bây giờ
·Xác định viên chức có khả năng đáp ứng những nhu cầu sau một đợt bồi bổ tu nghiệp (hoặc không bồi bổ)
·Nắm bắt những năng lực và kỹ năng của tất cả các nhân viên hiện có :
- Kinh nghiệm nghề nghiệp
- Hiệu quả
- Huấn luyện và trình độ nghiệp vụ
- Lĩnh vực chuyên môn nắm vững
- Mối quan tâm, thèm khát và ước muốn nghề nghiệp của nhân viên
Mục đích của đồ mưu hoạch nghề nghiệp:
ONâng cao hiệu quả nguồn nhân lực (có đủ số lượng với trình độ kỹ thuật cần thiết vào đúng lúc).
OGiảm sự chênh lệch về lượng.
OGiảm sự chênh lệch về chất.
Chênh lệch về lượng là khi xảy ra tình trạng thiếu hoặc thừa nhân lực. Thiếu nhân công là tình trạng số chỗ làm trong đơn vị nhiều hơn số người có năng lực để thực hành chức danh. Thừa nhân công là số người có trình độ nghiệp vụ cao hơn nhiều so với số chỗ làm cần thỏa mãn.
Chênh lệch về chất là tình trạng không có đủ số nhân viên có năng lực và kỹ năng cần thiết để thực hành các chức danh cần tuyển hoặc nhân sự có trình độ nghiệp vụ quá cao so với các chức danh cần bổ dụng.
P5media.Vn